Machen Kostenstellen für dienstleistungsorientierte Unternehmen und Kleinbetriebe überhaupt Sinn?

Der Tenor ist klar: Kostenrechnung und Kostenstellen sind Instrumente für die Industrie oder Grosskonzerne. Trotzdem kann es sein, dass die Kostenrechnung und -stellen auch für Dienstleisterinnen und Dienstleiter spannend sein können, vor allem im Projektbereich.

Viele kleine Unternehmen und Dienstleisterinnen/ Dienstleiter arbeiten projektbasiert: Agenturen, IT-Dienstleistung, in der Beratung, Treuhänder/ Treuhänderinnen, in Handwerksbetrieben oder Marketingfirmen. Gerade hier ist die Frage entscheidend:

Lohnt sich ein Projekt wirklich – oder frisst es mehr Zeit und Geld als gedacht?

Eine Buchhaltung mit Kostenstellen hilft KMU dabei, genau diese Frage fundiert zu beantworten.

Typische Situation in kleinen Unternehmen

In vielen KMU läuft die Buchhaltung nach unserer Erfahrung so:

• Einnahmen und Ausgaben werden korrekt verbucht.
• Am Jahresende stimmt der Gewinn.
• Doch während des Jahres bleibt unklar:
  • Welches Projekt rentabel ist.
  • Welche Kundin oder welcher Kunde viel internen Aufwand verursacht (Achtung auch die internen Lohnkosten müssen auf Projekte berechnet werden).
  • Wo Zeit und Geld versickern.

Gerade Dienstleisterinnen und Dienstleister merken oft erst nach Projektabschluss, dass die Marge zu tief war.

Kostenstellen als einfache Projektkostenübersicht:

Für KMU müssen Kostenstellen nicht kompliziert sein. Sie können sehr pragmatisch eingesetzt werden, zum Beispiel:

• pro Kunde
• pro Projekt
• pro Leistungsbereich (Beratung, Support, Umsetzung)

So lassen sich alle projektbezogenen Kosten bündeln:

• interne Arbeitszeit
• externe Partner
• Software- und Lizenzkosten
• Reisekosten oder Material

Das Ergebnis: eine klare Kostenübersicht pro Projekt – ohne zusätzliche Excel-Listen.

Warum sich Kostenstellen besonders für dienstleistungsorientierte Unternehmen lohnen:

1. Realistische Projektkalkulation.

Mit Kostenstellen sehen KMU erstmals:

• Wie viel ein Projekt wirklich kostet.
• Wo der grösste Aufwand entsteht.
• Ob Pauschalen oder Stundenansätze realistisch sind.

Diese Daten helfen enorm bei zukünftigen Angeboten.

2. Bessere Kontrolle bei laufenden Projekten.

Auch kleine Projekte können aus dem Ruder laufen. Kostenstellen zeigen frühzeitig:

• Ob der Aufwand höher ist als geplant.
• Ob zusätzliche Leistungen verrechnet werden sollten.
• Ob intern nachjustiert werden muss.

3. Mehr Transparenz ohne grossen Mehraufwand.

Die Aufwendungen und Erträge werden hin wie her in der Buchführung gebucht. Nun kann ohne grossen Mehraufwand einfach noch das Projekt zusätzlich erfasst werden.

ABER nicht jede Buchhaltungssoftware ist für KMU-Projekte geeignet.

Viele kleine Unternehmen setzen auf einfache, cloudbasierte Buchhaltungssoftware – was grundsätzlich sehr sinnvoll ist. Sobald jedoch Projekte und Kostenstellen ins Spiel kommen, zeigen sich Unterschiede.

bexio – gut für einfache Buchhaltung, kann aber keine klassische Kostenrechnung.

bexio eignet sich hervorragend für:

• Einfache Finanzbuchhaltung
• Rechnungen und Offerten
• Selbstständige und KMU

Einschränkung:
Eine echte Projektkostenrechnung mit Kostenstellen ist nicht möglich, es muss mit Workarounds gearbeitet werden. Buchhaltungskonten müssen als Kostenstellen verwendet werden. Dadurch ist die Übersicht leider nicht optimal.

Abacus – super Lösung aber leider nicht so einfach wie bexio.

Abacus richtet sich an KMU, die:

• Kostenstellen pro Projekt oder Kunden haben.
• Detaillierte Auswertungen ohne Zusatztools anstreben.
• Bessere Nachkalkulation für zukünftige Offerten sicherstellen möchten.
• Wachsen und auf eine hohe Skalierbarkeit setzen.

Tolle Software aber nicht so einfach eingerichtet wie bexio.

Fazit: Kostenstellen sind kein „Konzern-Thema“.

Viele KMU denken, Kostenstellen seien nur für grosse Unternehmen relevant. Das Gegenteil ist der Fall:

Gerade kleine Unternehmen und Dienstleisterinnen/ Dienstleister profitieren besonders, weil:

• Margen oft knapp sind.
• Projekte zeitintensiv sind.
• Falsche Kalkulationen direkt spürbar werden.

Mit einer einfachen, gut strukturierten Kostenstellenrechnung gewinnen KMU:

• Mehr Kontrolle über Projekte.
• Bessere Entscheidungsgrundlagen.
• Eine langfristig höhere Rentabilität.

Gerne beraten wir dich bei der Frage ob Kostenstellen auch in deinem Unternehmen Sinn machen. Es muss nicht gleich ein Wechsel auf eine grössere Buchhaltungssoftware sein. Auch Nachkalkulationen können einen grossen Gewinn sein.