Habe meine Firmengründung mit adminster durchgeführt.
Bin sehr zufrieden!
Will nun auch weiterhin mit ihnen zusammenarbeiten.
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Michael Dettwiler
Wer in der Schweiz Angestellte beschäftigt, trägt Verantwortung, nicht nur für faire Arbeitsbedingungen und pünktliche Löhne, sondern auch für die korrekte Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge. Damit dieser Arbeitnehmerschutz gewährleistet ist, führt die Ausgleichskasse regelmässig sogenannte Arbeitgeberkontrollen durch. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer fragen sich: Was passiert bei einer solchen Kontrolle genau?
Zweck der Arbeitgeberkontrolle
Die Kontrolle dient in erster Linie dem Schutz der Mitarbeitenden. Sie soll sicherstellen, dass alle Beiträge an die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), Invalidenversicherung (IV), Erwerbsersatzordnung (EO), Arbeitslosenversicherung (ALV) sowie an Familienzulagen korrekt abgerechnet und einbezahlt werden.
So wird verhindert, dass Angestellte später Nachteile bei Renten oder Leistungen erleiden, weil Beiträge nicht oder fehlerhaft überwiesen wurden.
Warum alle fünf Jahre?
Die Beiträge an die AHV unterliegen einer Verjährungsfrist von fünf Jahren. Das bedeutet: Werden Fehler oder Versäumnisse erst nach diesem Zeitraum entdeckt, können sie nicht mehr eingefordert werden. Um die Einhaltung der Vorschriften zu kontrollieren, führt die Ausgleichskasse deshalb in der Regel alle fünf Jahre eine Revision durch.
Wie sieht eine Kontrolle im Detail aus?
Eine Arbeitgeberkontrolle folgt einem klaren Muster:
- Vorbereitung: Die Ausgleichskasse kündigt die Revision im Voraus an. Arbeitgeber erhalten eine Liste mit Unterlagen, die bereitzustellen sind – dazu gehören beispielsweise Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge, Buchhaltungsunterlagen, Spesenreglemente usw.
- Prüfung vor Ort oder digital: Ein Revisor oder eine Revisorin überprüft die Angaben und Unterlagen des Unternehmens. Dabei wird kontrolliert, ob alle beitragspflichtigen Löhne erfasst wurden und ob die Abzüge korrekt berechnet und weitergeleitet worden sind.
- Gespräch und Klärung: Bei Unklarheiten stellt die Revision Fragen, um Missverständnisse und offene Sachverhalte zu klären. Oft geht es um Sonderfälle wie Boni, Fringe Benefits, Verwaltungsratsentschädigungen oder freie Mitarbeitende.
- Bericht: Am Ende erstellt die Revisionsstelle einen Bericht. Stellt sie Unstimmigkeiten fest, kann es zu Nachforderungen kommen. Gleichzeitig erhält das Unternehmen Hinweise, wie es künftig Beiträge korrekt abrechnet.
Beispiele für häufige Fehler
- Nicht erfasste Arbeitnehmer
- Geringfügige Löhne und Ausnahmen
- Nicht abgerechnete Lohnbestandteile
- Abrechnung von Drittleistungen (Unfall- oder Krankentaggelder)
- Verwaltungsratshonorare
- Naturallöhne (z.B. Privatanteil Geschäftswagen)
- Selbständige Freelancer, Aushilfen, Rentner/Rentnerinnen
Bedeutung für Unternehmen
Eine Arbeitgeberkontrolle ist nichts Bedrohliches, im Gegenteil: Sie ist Teil des sozialen Sicherungssystems und sorgt für Transparenz und Fairness. Unternehmen, die ihre Buchhaltung sauber führen, müssen keine Sanktionen fürchten. Wer aber Beiträge nicht ordnungsgemäss abrechnet, muss mit Nachzahlungen und Verzugszinsen rechnen.
Tipp: Unterlagen sollten immer laufend und vollständig aufbewahrt werden. So lässt sich die Revision effizient und ohne unnötigen Aufwand vorbereiten sowie durchführen.
Fazit
Die AHV-Arbeitgeberkontrolle ist ein wichtiger Pfeiler des Arbeitnehmerschutzes. Sie findet in der Regel alle fünf Jahre statt, weil die Beiträge nach fünf Jahren verjähren. Für Arbeitgeber bedeutet sie vor allem eins: die Chance, ihre Lohndeklarationen auf Korrektheit zu überprüfen. Ebenfalls nehmen die Revisoren dabei ihre Funktion als Berater wahr, damit Fragen und Unklarheiten direkt mit einer Fachperson besprochen werden können. Somit schützen Arbeitgebende nicht nur die Interessen ihrer Mitarbeitenden, sondern auch die eigene Stabilität und Rechtskonformität.
